W Polsce z roku na rok przybywa nowych firm, a przedsiębiorcy stają przed dylematem, czy zakupić nowe pojazdy do swojej floty czy też zrezygnować z posiadania własnych samochodów i postawić na długoterminowy wynajem auta dostawczego? W poniższym tekście przedstawione zostaną wskazówki, jak prawidłowo rozliczyć koszty związane z wynajmem samochodu na potrzeby działalności gospodarczej.
Umowa najmu samochodu w działalności gospodarczej
Możliwość najmu samochodu wynika z umowy najmu. Zgodnie z art. 659 § 1 Kodeksu cywilnego umowa najmu jest umową, w której wynajmujący oddaje rzecz najemcy do używania na czas określony lub nieokreślony, za co najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu określony czynsz. Z kolei § 2 tej samej ustawy wskazuje, że czynsz może być wyrażony w pieniądzu lub w innego rodzaju świadczeniach.
W przypadku rozliczeń podatkowych związanych z najmem samochodu, wartość należności należy ustalić w zależności od długości trwania umowy. Wyróżnia się zwykle dwa rodzaje najmu:
- krótkoterminowy, czyli umowa na okres krótszy niż 6 miesięcy,
- długoterminowy, czyli umowa na okres równy lub dłuższy niż 6 miesięcy.
Wynajem samochodu – rozliczenie podatku VAT
Podatnicy VAT mają prawo do odliczenia podatku VAT od faktury za wynajem samochodu oraz od faktur związanych z jego eksploatacją. Zgodnie z art. 86a, ust. 4 i 9 ustawy o VAT, pełne odliczenie podatku VAT przysługuje w przypadku:
- pojazdu o masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony lub
- pojazdu, którego konstrukcja wyklucza jego użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub wskazuje, że jego użycie do celów innych, niż związanych z prowadzoną działalnością jest nieistotne. W takim przypadku, pełne odliczenie podatku VAT przysługuje na wynajem takich pojazdów jak:
- pojazdy samochodowe, posiadające jeden rząd siedzeń, które oddzielone są przegrodą lub ścianą od części przeznaczonej do przewozu ładunków (może to być pojazd wielozadaniowy, taki jak van lub bus z otwartą częścią, przeznaczoną do przewozu ładunków),
- samochody z oddzielną kabiną kierowcy i jednym rzędem siedzeń, z nadwoziem stanowiącym oddzielny element pojazdu np. minivan,
- pojazdy specjalne (jeśli ich rodzaj wynika z odrębnych przepisów).
Jeśli powyższe warunki nie są spełnione (np. wynajmowany jest samochód osobowy), pełne odliczenie podatku VAT jest możliwe tylko wtedy, gdy jednocześnie:
- prowadzona jest kilometrówka,
- pojazd został zgłoszony do urzędu skarbowego przez formularz VAT-26,
- został stworzony regulamin użytkowania pojazdu w firmie,
- pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej.
Jeśli żadne z tych przypadków nie występuje, odliczenie VAT jest możliwe wyłącznie do wysokości 50%, bez konieczności spełniania dodatkowych formalności.
Czynsz za wynajem auta - rozliczenie w KPiR
Kosztem nieuniknionym przy wynajmowaniu samochodu jest czynsz. Dla pojazdów osobowych, ten wydatek rozliczany jest zgodnie z nowym limitem wynoszącym 150 000 zł. Zgodnie z art. 23 ust.1 pkt 47a ustawy o PIT, jeśli wartość samochodu nie przekracza kwoty 150 000 zł, wtedy czynsz księgowany jest w pełnej wartości w kolumnie 13 KPiR – pozostałe wydatki. Jeśli jednak wartość samochodu przekracza ten limit, koszty czynszu księguje się według następującego wzoru:
150 000 / wartość pojazdu x czynsz
Dodatkowe koszty związane z wynajmowanym pojazdem
Gdy przedsiębiorca decyduje się na wynajem samochodu dostawczego, musi liczyć się z dodatkowymi wydatkami. Podstawowym kosztem jest czynsz za wynajmowany pojazd, a także zakup paliwa, opłaty za autostradę, parking, czy ewentualne koszty naprawy i eksploatacji pojazdu.
Gdy przedsiębiorca decyduje się na wynajem samochodu, musi liczyć się z dodatkowymi wydatkami. Podstawowym kosztem jest czynsz za wynajmowany pojazd, a także zakup paliwa, opłaty za autostradę, parking, czy ewentualne koszty naprawy i eksploatacji pojazdu. Warto zwrócić uwagę na te dodatkowe koszty, ponieważ mogą one istotnie wpłynąć na ogólną opłacalność wynajmu samochodu dla przedsiębiorcy.
Jakie wydatki nie kwalifikują się do kosztów firmowych wynajmu samochodu?
Należy pamiętać, aby nie dodawać do kosztów rozliczenia płatności, które nie mogą być uwzględnione. Przykładem może być ubezpieczenie wynajmowanego samochodu, o ile umowa najmu nie zawiera wymogu posiadania ubezpieczenia. Dopiero gdy zapis w umowie wskazuje, że wynajmujący jest zobowiązany pokryć koszty ubezpieczenia, można wliczyć te wydatki do kosztów uzyskania przychodu. Warunkiem jest jednak nieprzekroczenie opłat za OC, AC i NW w ramach limitu kilometrówki w danym miesiącu.
Warto mieć na uwadze, że wynajem samochodu osobowego, po przekroczeniu wartości czynszu w wysokości 150 000 zł, nie pozwala na odliczenie tej kwoty. Do kosztów podatkowych można wliczyć jedynie do 75% kosztów związanych z użytkowaniem samochodu osobowego. Wszelkie poniesione wydatki należy rozliczyć wyłącznie na podstawie faktur.
Kilometrówka – na czym polega i jak prowadzić?
Kilometrówka polega na sporządzaniu szczegółowych raportów dotyczących samochodów służbowych, uwzględniających nie tylko dokładną liczbę przejechanych kilometrów, ale także cel podróży. Limitem kosztów, które można rozliczyć, jest wynik pomnożenia liczby przejechanych kilometrów przez stawkę określoną w przepisach. Wszystkie wydatki przekraczające ten limit nie kwalifikują się jako koszty uzyskania przychodu. Istotne jest, aby dla każdego pojazdu prowadzić oddzielną ewidencję przebiegu. Najlepiej, jeśli zajmuje się tym osoba korzystająca z samochodu na co dzień lub dedykowany pracownik, kontrolujący ewidencję na bieżąco.
Co można rozliczyć w ramach kilometrówki?
Dokumentowanie bieżącego przebiegu pojazdu wymaga posiadania faktur, z których każda powinna być wystawiona na firmę. W ramach kilometrówki można rozliczyć polisy ubezpieczeniowe oraz koszty eksploatacji pojazdu. Jednakże, nie mogą one przekroczyć limitu ustalonego na dany miesiąc. Ewentualne nadwyżki kosztów można rozliczyć w kolejnych miesiącach, lecz nie później niż do końca roku. Niedozwolone jest przenoszenie tych kosztów na kolejny rok.
Czy warto wynająć samochód w rozliczenie?
Jeśli prowadzisz przedsiębiorstwo i potrzebujesz samochodu, wynajem pojazdu dostawczego lub osobowego może być dla Ciebie doskonałym rozwiązaniem. Taka usługa posiada liczne zalety, a jednocześnie pozwala zaoszczędzić środki w budżecie firmy, unikając konieczności zakupu nowych samochodów do floty. Warto dokładnie zgłębić ten temat, aby korzystać z ulg podatkowych i rozliczać większość kosztów związanych z wynajmem samochodu jako koszty firmowe. Mamy nadzieję, że niniejszy artykuł był dla Ciebie pomocny i przyczyni się do lepszego zrozumienia, jak wynająć samochód z uwzględnieniem rozliczenia VAT.
