Działalność wielu firm nieodłącznie wiąże się z użytkowaniem samochodu osobowego lub dostawczego. Typową decyzją przedsiębiorców jest wówczas kupno auta, jednak coraz więcej z nich odchodzi od tego rozwiązania i postanawia postawić na wypożyczenie samochodu. Czy w takiej sytuacji można zaliczyć ów wynajem do kosztów firmowych i odliczyć VAT od uiszczanej na ten cel kwoty?
Prowadzenie firmy wiąże się z różnego typu kosztami. Jeszcze do niedawna każdy przedsiębiorca, który w ramach swojej działalności gospodarczej potrzebował korzystać z transportu, kupował na własność odpowiedni dla siebie samochód i odliczał podatek VAT. Niestety, nie było to rozwiązanie idealne. Choć auto wystawione na sprzedaż opatrzone jest z góry określoną ceną, na ogół trudno oszacować realne koszty jego utrzymania. Każdy właściciel samochodu ma świadomość, że kupno pojazdu to dopiero początek związanych z nim wydatków. Poza ubezpieczeniem i kosztami codziennej eksploatacji, czekają nas jeszcze takie kwestie jak okresowe przeglądy, cykliczna konieczność kupna i wymiany opon, a także nieprzewidziane usterki oraz związane z nimi naprawy. Do uciążliwości finansowych dochodzą jeszcze dodatkowe obowiązki: samochód trzeba regularnie myć i pielęgnować, a kiedy się zepsuje – znaleźć dobrego mechanika, odstawić do niego auto i znaleźć zastępczy transport na czas naprawy. To wszystko bywa uciążliwe, zwłaszcza dla osób, które dużo czasu spędzają na wypełnianiu obowiązków zawodowych. W przypadku samochodu służbowego chodzi przecież o to, by za jego pomocą szybciej i sprawniej wykonywać swoją pracę, zarabiać pieniądze i zdobywać nowych klientów.
Wynajem samochodu osobowego - sposób na mniejsze koszty
Z tego powodu coraz więcej firm decyduje się na krótko- lub długoterminowe wypożyczenie samochodu osobowego. Wybierając takie rozwiązanie, przedsiębiorca nie musi martwić się o wyżej wymienione problemy. Płacąc za wynajem auta, otrzymuje również inne udogodnienia. Dobre wypożyczalnie zajmują się serwisowaniem swoich samochodów, ubezpieczają je, kontrolują stan techniczny, a jeśli wystąpi jakaś usterka – biorą na siebie jej naprawę, udostępniając klientowi auto zastępcze. Właściciel firmy nie musi także zaprzątać sobie głowy odpowiedzialnością prawną za pojazd – dzięki temu ma więcej czasu i energii, by zajmować się tym, na czym zna się najlepiej, czyli prowadzeniem interesów.
Wliczenie samochodu do kosztów utrzymania firmy - odliczenie vatu od samochodu osobowego
Rzeczywiście, w przypadku wynajmu samochodu dostawczego sytuacja wygląda nieco inaczej niż przy kupnie, ale nie jest tak zła, jak można się spodziewać. Należy pamiętać, że podatnik może zakwalifikować dany wydatek do kosztów podatkowych (tj. odliczyć podatek vat od wynajmu samochodu) pod warunkiem, że spełnia on wymogi stawiane przez art. 22 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Treść tego artykułu mówi, że koszty uzyskania przychodów to wszystkie wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkami określonymi w artykule 23. Zaś art. 23 ust. 1 pkt 46 brzmi:
Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.
Ile można odliczyć vat od wynajmowanego samochodu osobowego?
Bezpośrednio w kosztach rozliczyć możemy jedynie czynsz za wypożyczony samochód. Jeśli nie zgłosimy samochodu do urzędu skarbowego na druku VAT-26, a także nie będziemy prowadzili kilometrówki dla celów VAT, zawierającej szczegółowych stanów licznika, będziemy mogli odliczyć jedynie 50% wydatków związanych z autem. Podobnie wygląda sytuacja, w której użytkujemy wynajmowane auto w celach mieszanych, czyli częściowo służbowych, a częściowo prywatnych – wówczas również możemy odliczyć tylko 50% podatku VAT.
Co powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu w podatku dochodowym?
Decydując się na prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu dla celów podatku dochodowego, należy pamiętać, że musi ona zawierać takie elementy jak: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu, pojemność silnika, kolejny numer wpisu, data i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczba faktycznie przejechanych kilometrów, stawka za 1 km przebiegu, kwota wynikająca z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu, podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
Rozliczenie VAT w ramach kilometrówki
W ramach kilometrówki rozliczamy różnego rodzaju koszty eksploatacyjne, takie jak paliwo, płyn do spryskiwaczy, opłaty za myjnię itp. Natomiast czynsz nie jest kosztem eksploatacyjnym, w związku z czym np. podatnicy prowadzący księgę przychodów i rozchodów muszą ująć go w kolumnie nr 13, zawierającej tzw. pozostałe wydatki.
